Wie finde ich eine virtuelle Assistentin?
Aktualisiert: 11. Nov. 2022
Bei dir ist das Chaos ausgebrochen und du brauchst dringend Unterstützung?
Du kannst die unerledigte Arbeit nicht mehr ignorieren?
Mit meinem 5 Schritte Plan, erleichterst du dir die Suche.
Schritt 1 - Bewusstwerdung
Diese Fragen solltest du dir als Auftraggeber vorher stellen.
Was tue ich am liebsten?
Was kann ich am besten?
Was nervt mich am meiste?
Was frisst meine Zeit?
Wofür brauche ich ewig?
Was sollte ich tun, um mein Business voranzubringen?
Was würde ich mit mehr Zeit tun?
So findest du deine Stärken und Schwächen heraus.
Erstelle dir dazu gerne eine Liste!
Schritt 2 - Berufsalltag protokollieren
Was für Tätigkeiten tust du und wie lange brauchst du dafür?
Mails checken und beantworten 60Min
Angebote schreiben 120Min
Potentielle Auftraggeber recherchieren 60Min
Social Media pflegen 60Min
Zahlungseingänge zuordnen 30Min
Rechnungen schreiben 60Min
usw.
Vergleiche die Tätigkeiten nun mit deiner in Schritt 1 erstellen Liste und stelle dir zu den einzelnen ToDo gerne wieder die Fragen von oben.
Schritt 3 - Budget
Wie viel willst und kannst du für deine VA ausgeben?
Wie viel verdienst du pro Stunde, oder wie viel ist dir freie Zeit und weniger Stress wert?
- Qualität hat ihren Preis
Es gibt massig Angebote für 5€ pro Stunde oder sogar weniger. Vor allem über Agenturen, aber auch durch freie VA´s. So einige Unternehmer haben da ihr „Lehrgeld“ bezahlt und sagten im Nachhinein, das sie das nicht wieder machen würden. Diese unrealistischen Stundensätze kommen meist von ausländischen VA´s, die in Bulgarien, Rumänien oder in Indien sitzen. Da kommt dann auch noch die Sprachbarriere dazu. Eine in Deutschland ausgebildete Fachkraft durch Studium oder mit IHK Abschluss kostet eben mehr. Dafür bekommt man dann auch jahrelange Erfahrung oder fundiertes Fachwissen. Außerdem möchtest du mit jemanden zusammenarbeiten, der/die ihre eigene Arbeit nicht wertschätzt und nicht das nötige Selbstbewusstsein hat für ihr Business einzustehen?
Daher haben unrealistische Stundensätze meist ihren „Harken“ auf die eine oder andere Art. Geiz ist eben nicht mehr geil. Lieber richtig Investieren.
Schritt 4 - Selbstständige VA oder Agentur
Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. So hast du bei der freien VA einen direkten Kontakt und eine individuelle und enge Zusammenarbeit. Du kannst spezifische Aufgaben abgeben. Nachteil wären Ausfallzeiten durch Urlaub oder Krankheit oder bei unregelmäßiger Zusammenarbeit, dass die VA irgendwann keine freien Kapazitäten mehr hat und du daher auf die Bearbeitung warten musst.
Bei einer Agentur hast du immer einen Ansprechpartner, aber dafür zum Teil wechselnde virtuelle Assistenten. Gerade bei spezifischen Tätigkeiten kann es passieren, dass du die neue VA erst wieder briefen musst. Außerdem herrscht in Agenturen eine hohe Fluktuation, da viele VA´s die Agentur als Anlaufhilfe nutze und sobald sie eigene Kunden haben die Zusammenarbeit mit der Agentur kündigen. Und der zum Teil sehr niedrige Stundensatz ist wenig motivierend lange für eine Agentur zu arbeiten.
Schritt 5 - Stellenausschreibung oder eigene Suche
Es gibt natürlich sehr viele Wege, um eine virtuelle Assistenz zu finden.
Manchmal kreuzen sich eure Wege sogar ganz zufällig.
Du musst entscheiden, ob du Zeit in die Recherche investieren willst, um dir aktiv selbst eine virtuelle Assistenz zu suchen oder ob du eine Stellenausschreibung anfertigst, um so nach potentiellen VA´s zu suchen.
Eigene Suche - Wie findest du eine VA?
Googlesuche
Wobei du da auf VA´s triffst, die entweder eine hervorragende SEO-Optimierung vorgenommen haben und/oder schon sehr lange am Markt aktiv sind. Vorteil ist, sie haben sehr viel Erfahrung. Nachteil, sie haben dafür meist Höchststundensätze und leider oft keine freien Kapazitäten mehr.
Profilsuche auf Xing, LinkedIn, Facebook oder Instagram
Dort kannst du aktiv auf virtuelle Assistenten zugehen, sie anschreiben und nach freien Kapazitäten fragen.
Suche in speziellen Portalen
Es gibt Portale und Websites, wo sich virtuelle Assistenten registrieren und vorstellen.
Dort kannst du nach einer passenden suchen. Die Suche und Auswahl könnte aber viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei Fernarbeit.net funktionieren öfter die Verlinkungen zur Website oder zum Xing-Profil nicht mehr. Daher kann es sein, das die Lebensläufe nicht gut gepflegt und aktualisiert werden, oder die VA gar nicht mehr aktiv ist.
Wenn du eine Stellenausschreibung schalten willst, hast du viele Möglichkeiten:
Junico (ehemals freelancejunior)
DNX Jobs (Kann ich nicht empfehlen! Das Portal scheint tot zu sein, oder gerade zu „sterben“. Es werden nur sehr wenige Inserate getätigt und daher wird es auch für Auftragssuchende immer unattraktiver. Zudem kostet eine Anzeige echt viel.)
dasauge (eher für Designjobs)
ebaykleinanzeigen (oftmals unterschätzt)
Der nächste Schritt wäre nun, dir einen Stellenausschreibungstext zu überlegen.
Das Thema ist allerdings so wichtig, das ich das in einem separaten Artikel thematisiere.
Mit dem richtig formulierten Text ziehst du höchstwahrscheinlich genau die passende VA an und sparst dir so wertvolle Zeit. Ganz nach dem Motto, lieber anfangs etwas mehr investieren und hinten dann einsparen.