Buchhaltung für Selbstständige

Aktualisiert: 27. Okt. 2021





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| Buchhaltung für Selbstständige |

 

Das hier ist ein wirklich umfassender Artikel geworden, indem ich quasi alles anspreche, was man zum Anfang wissen muss.



Verschiedene Buchhaltungsmöglichkeiten


Es wird unterschieden zwischen der „einfachen Buchführung“ und der „doppelten Buchführung“.



Die doppelte Buchführung

Ist für GmbH´s immer und für Einzelunternehmer dann, wenn sie mehr als 600.000€ Umsatz oder 60.000 Gewinn erzielen (Stand Okt 2021). Um die „doppelte BF“ soll es in meinem Beitrag heute nicht gehen, aber ich wollte es mal kurz erwähnen.



Die einfache Buchführung

Ist für Freelancer und Einzelunternehmer. Also diejenigen, die sich beim Finanzamt oder beim Gewerbeamt angemeldet haben und weniger als die oben genannten Umsätze und Gewinne erzielen.


Bei der einfachen Buchführung muss man quasi nur alle Einnahmen und Ausgaben führen und daraus eine „Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)“ erstellen, die du dann bei der Steuer einreichst.



Mehrwertsteuer – Vorsteuer – Umsatzsteuer – aahhhh


Keine Angst, das ist wirklich ganz einfach.


Mehrwertsteuer (MwSt) nennt man es für den Verbraucher, also für den privaten Endkunden. Gehen wir als Privatperson einkaufen, zahlen wir immer die MwSt.


Selbstständige nennen die MwSt Umsatzsteuer (USt) und unterteilen dies nochmal in Vorsteuer. Bedeutet: Vorsteuer ist es immer dann, wenn du als Selbstständiger etwas für dein Business kaufst und Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer bezahlst.

Umsatzsteuer ist es immer dann, wenn du eine Rechnung schreibst und dort die USt ausweist.



 

Beispiel:

Du hast einen Drucker für 119€ brutto gekauft. Dann sind das 100€ netto und 19€ USt.

Du schreibst eine Rechnung über 300€ netto + 57€ USt = 357€ brutto (Rechnungsbetrag)


Die eingenommenen 57€ USt musst du am Monatsende ans Finanzamt abführen, doch wenn du selbst etwas für dein Business gekauft hast, kannst du das davon abziehen. (Vorsteuer)


Also:

57€ (eingenommene USt)

-19€ (ausgegebene USt für den Drucker)

=38€ USt die du ans Finanzamt zahlen musst.


Vorsteuer ist also nur der Prozess, wo du ausgegebene USt von der eingenommenen USt abziehst.

 


Gerade am Anfang mit vielen Anfangsinvestitionen bekommst du oft etwas vom Finanzamt wieder. Wenn du also mehr ausgibst, als du einnimmst.


Weil viele vor der USt-Voranmeldung Angst haben, starten sie erstmal im Nebengewerbe mit Kleinunternehmerregel, doch das ist nicht immer empfehlenswert.


Artikeltipp: Kleinunternehmerregel ja oder nein?


Nun weißt du auch, warum Selbstständige immer von netto reden, da das der Betrag ist, den sie „erstmal“ behalten dürfen. Die USt wird quasi nur „durchgereicht“. Deswegen sagt man eben auch, dass nur der Endkunde (Verbraucher) tatsächlich die 7 oder 19% zahlen muss.



Soll- und Ist-Besteuerung


Soll-Besteuerung bedeutet, das du die USt in dem Monat abführen musst, indem du die Rechnung geschrieben hast. Wenn du also am 29.10.2021 eine Rechnung schreibst, musst du die USt für den Monat Oktober abführen, auch, wenn der Kunde die Rechnung noch gar nicht beglichen hat. Das bedeutet, du musst in „Vorkasse“ gehen.


Bei der Ist-Besteuerung musst du die USt erst abführen, wenn die USt auch wirklich auf deinem Konto eingegangen ist. Wenn du also am 29.10.2021 eine Rechnung geschrieben hast und der Kunde diese erst am 15.11.2021 bezahlt, musst du die USt erst für den Monat November abführen. Du musst also nicht in Vorleistung gehen.


Daher ist es ratsam, beim steuerlichen Erfassungsbogen ganz am Schluss die „Ist-Besteuerung“ zu beantragen. Diese wird bei Neugründung eigentlich auch immer stattgegeben. So musst du erst etwas zahlen, wenn der Kunde dich bezahlt hat.



Buchhaltung mit Excel oder einer Software?


Natürlich ist es möglich, die einfache Buchführung und das Rechnungenschreiben mit Excel zu erledigen. Doch ist es auch empfehlenswert?


Ich sage ganz klar Nein! und das, obwohl ich Excel wirklich liebe. Ich selbst nutze eine Kombination aus beidem, aber auch nur, um noch mal eine andere Übersicht und Überprüfungsmöglichkeit zu haben.


Mit einer Software ist das Abführen der USt wirklich kinderleicht und erledigt sich fast wie von selbst. Es ist so wichtig, eine passende Software zu haben, die alle Bedürfnisse abdeckt, denn es gibt nichts Nervigeres als tausende Tools und für jeden Step brauchst du ein anderes.


Beispielsweise kann man mit den meisten Buchhaltungssoftwaren nicht nur die Buchhaltung erledigen, sondern auch Angebote oder Rechnungen schreiben. Es wird komfortabler, je mehr die Software kann. Zum Beispiel ist es möglich, ein Angebot mit einem Klick in einen Auftrag oder eine Rechnung umzuwandeln. Das spart natürlich extrem viel Zeit und vermeidet unnötige Fehler beim Abtippen.



Rechnungsformate und Nummernkreise


Nutzt du eine Software, passieren gängige Anfängerfehler nicht. Hast du dir erstmal ein Rechnungsnummernformat ausgedacht, also beispielsweise 2021-0001 muss diese Nummer fortlaufend geführt werden und es dürfen Nummern nicht doppelt vergeben werden oder fehlen. Man kann auch nicht einfach eine Rechnung stornieren und sie löschen! (Dann würde ja eine Nummer fehlen) Sondern man muss eine neue Rechnung mit einer Gutschrift erstellen, damit sich beide Beträge wieder ausgleichen. Du darfst mehrere Nummernkreise haben, beispielsweise wenn du eigene Rechnungen schreibst und dann Rechnungen automatisch in einem Onlineshop generiert werden. Also 2021-0001 und 21-A-001. Es ist nur wichtig, dass beide Nummernkreise lückenlos geführt werden.


Nutzt du eine Software, vergibt sie automatisch die fortlaufenden Nummern. Das ist besonders nützlich, wenn mehr als eine Person Rechnungen schreibt. Beispielsweise, wenn du eine VA zur Unterstützung hast. Würdet ihr beide gleichzeitig mit einer Excelvorlage Rechnungen schreiben, würdet ihr die vergebene Nummer erst sehen, wenn einer die Rechnung erstellt und abgespeichert hat. Es sei denn, ihr sprecht euch jedes Mal ab. Mit einem Programm passiert das nicht. Das vergibt automatisch die nächstfolgende Nummer. Auch beim Format der Rechnung an sich muss man aufpassen. Es gibt bestimmte Regeln und Vorgaben, welche Daten auf einer Rechnung drauf sein müssen. Ein Programm, das für Deutschland zertifiziert ist erfüllt diesen Standard immer.



Nützliche Zusatzfunktionen


Mit den meisten Buchhaltungsprogrammen kannst du also nicht nur die Buchhaltung erledigen, sondern auch Angebote schreiben und sie mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln.


Du solltest dir genau überlegen, was du machst und was du brauchst.


 

Beispiel:

Als virtuelle Assistentin bin ich Dienstleister und tracke meine Zeiten. Mir war es daher wichtig, dass meine Buchhaltungssoftware eine Zeiterfassung hat und ich aus den erfassten Zeiten mit einem Klick eine Rechnung generieren kann, ohne stundenlang die einzelnen Zeiten zusammenzurechnen.

 

Schau also genau, was deine Bedürfnisse sind und versuche, eine Software zu finden, die das alles abdeckt.



Die gewählte Software sollte auch die Möglichkeit bieten, das Geschäftskonto einzubinden. Dann kannst du nämlich die Kontobewegungen gleich dem entsprechenden Beleg zuordnen. Also wenn Kunde A dir 357€ von RE 2021-0001 überweist, kannst du deine geschriebene Rechnung mit dem Zahlungseingang verknüpfen und dann siehst du immer genau was wozu gehört.


Bei Teilzahlungen oder Sammelrechnungen kann man schnell mal den Überblick verlieren. Da ist es umso nützlicher, wenn man Zahlungen und Belege verknüpfen kann.




Die abschließende Frage ist nun: Welche Buchhaltungssoftware kann ich empfehlen?




Erstmal würde ich empfehlen, sich kein Programm zu kaufen, das du installieren musst. Damit bist du immer an dein Gerät gebunden oder musst es auf allen Geräten installieren, die du benutzt. Solltest du später dann doch beispielsweise eine VA einsetzen, die remote deine Buchhaltung erledigt, ist ein physisches Programm eine wirklich große Hürde, denn sie braucht das Programm dann ja auch auf ihrem Computer. Dazu kommt noch die lokale Speicherung. Geht der Laptop kaputt und du hast keine Sicherungskopien gemacht, sind die Daten unter Umständen unwiderruflich futsch.


Daher würde ich immer eine browserbasierte Lösung empfehlen, denn dort loggt man sich einfach ein und kann von überall aus zugreifen und die Daten sind sicher in der Cloud gespeichert und immer aktuell.


Artikeltipp: Welche Buchhaltungssoftware für Selbstständige?



Solltest du jetzt trotzdem noch ein ungutes Gefühl haben. Oder bist ein kleiner kreativer Chaoskopf und möchtest deine Zeit lieber aktiv in deine Projekte stecken, dann kannst du mich gerne anschreiben und nach freien Kapazitäten fragen. Ich übernehme gerne die Buchhaltung für dich. Halte dir den Rücken frei und bändige das Monstrum für dich.


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